גורמים שיש לקחת בחשבון בבחירת מקום לאירוע

 

לכן, חשוב להקדיש זמן, תשומת לב ודקדקנות לתהליך של תכנון האירוע שמורכב מכמה חלקים מרכזיים. ככל שתתכננו את האירועי באופן מוקפד יותר ותתחשבו בפרטים הקטנים תוכל לעשות את האירוע שלכם יותר מוצלח ובלתי נשכח. במאמר זה נפרט על גורמים שכדאי לקחת בחשבון כאשר אתם בוחרים מקום לאירוע שלכם, נציע לכם כמה טיפים איך לארגן אירוע מוצלח באמת ועוד. 

 

איך בוחרים את המקום? 

אין ספק שהנושא של בחירת מקום לאירוע הוא אחת ההחלטות הכי חשובות בהצלחה האירוע שלכם. יש כמה גורמים שכדאי לקחת בחשבון כשמנסים לקבל את ההחלטה על המקום לאירוע שלכם. 

1. מיקום גיאוגרפי - המיקום של האירועי שלכם צריך להיות כזה שיהיה נגיש לכמה שיותר מוזמנים. לכן, עדיף לבחור מקום שקרוב לתחבורה ציבורית נוחה, מגרש חניה נגיש ונוח ואזור גיאוגרפי שמתאים לרוב המוזמנים. אם המשפחה שלכם מהצפון לדוגמה, לא כדאי לבחור במקום בדרום הארץ.
2. גודל המקום - חשוב שהמקום שתבחרו יתאים למספר המוזמנים שלכם. כאשר בוחרים מקום גדול מדי יש תחושה לא אינטימית, מקום קטן מדי עלול להרגיש צפוף ולא נוח.
3. סגנון ואווירה - העיצוב של המקום צריך להתאים לסגנון שלכם ושל האירוע. אם אתם אוהבים יותר אווירה רגועה ורומנטית לא תחברו במקום לאירועים בסגנון מודרני. העיצוב, התאורה, הרהיטים וכיוצא בזה הם הרושם הראשוני שהאורחים שלכם יקבלו מהמקום שבחרתם. 
4. ציוד ומתקנים - כדאי לוודא שהמקום שבחרתם מציע את כל הציוד והמתקנים שאתם צריכים עבור האירוע שלכם, לדוגמא, מערכת מולטימדיה, סאונד ותאורה, עמדת דיג'יי, שולחנות לארוחה, רחבת ריקודים וכן הלאה.
5. תקציב - המקום שתבחרו צריך להתאים לתקציב שלכם, לעיתים יש גם עלויות נוספות שתצטרכו לקחת בחשבון לתקציב כמו בידור, מתנות לאורחים, אנשי מקצוע נוספים כמו דיג'יי או צלם מגנטים וכן הלאה.

 

איך מתכננים אירוע מוצלח?
יש כמה טיפים שיעזור לכם להבטיח את הצלחת האירוע שלכם.

הגדרה של סוג האירוע - כשתצאו לדרך תגדירו מה מטרת האירוע, האם מדובר על אירוע חברתי, אירוע משפחתי או אירוע עסקי? המקום צריך להתאים לסוג האירוע.

תכנון לו"ז - ניהול הזמנים באירוע שלכם הוא חשוב גם בתהליך התכנון וגם במהלך האירוע עצמו. מתי שולחים הזמנות, מתי מזמינים את האורחים, מתי מגישים את האוכל וכן הלאה. 

הגדרת התקציב - הגדירו את גבולות התקציב שלכם כולל העלויות למקום, לקייטרינג, לתוכן שתרצו להוסיף, לעיצוב המקום וגם הוצאות שלא ניתן לצפות מראש. 

תיאום ציפיות עם הספקים - אם האירוע שלכם מערכת מספר ספקים כמו מקום, דיג'יי וקייטרינג כדאי להיפגש עם כולם ולתאם ציפיות מראש. 

 

מתי נבחר לעשות אירוע במקום קטן ומתי אירוע גדול?
את גודל המקום לאירוע נוכל לבחור על פי מספר פרמטרים. ראשית, סוג האירוע, אם מדובר על חגיגה אינטימית כמו יום הולדת עגול יתכן ונבחר במקום קטן יותר לאירועים. גם כאשר מדובר באירוע חברה קטן או אירוע ברית לדוגמה. כמובן שיש להתאים את גודל המקום למספר המוזמנים שלכם. כאשר מדובר על מעט מוזמנים לא תצטרכו מקום גדול אלא דווקא מקום קטן שיעשה תחושה חמימה וקרובה יותר. בחלק מהמקרים מקום קטן לאירועים יותר מתאים לתקציב שלכם לאירוע מאשר מקום גדול. 

מחפשים מקום לחגוג יום הולדת למבוגרים, מקום ליום הולדת 50 או גיל עגול אחר, אירוע אחר? הכירו את NOAM, מקום לאירועים קטנים בנס ציונה.