ליקויים הנדסיים דוח ביקורת מועצת דליה
דוח מבקרת המועצה המקומית דאלית אל כרמל לשנת 2020 ומחצית 2021 שכלל נושאים בניהול פרויקטים בדליה, המליאה דנה בממצאי הדו"ח שהציג מבקר המועצה פרג שיבאני, להקשיב ולא להאמין איך מועצה מנהלת פרויקטים ציבוריים!.
לדברים שהציג מבקר המועצה פרג שיבאני בישיבה לא מן המניין במועצת דאלית אל כרמל. חברי המועצה אשר נכחו בישיבה רפיק חלבי ראש המועצה, בזום סאמר ביראני, מדיין מקלדה, הישאם חטום, האני חדיד, עאמר חסיסי, אמיר עיסמי, הישאם זהר אלדין, יוסף חדיד, עטא פרחאת, בנוסף ליועצת המשפטית שנכחה בזום עו"ד רינה לפידות, מנכ"ל המועצה דאהש חלבי, מבקר המועצה פרג שיבאני, טכנולוגיה וזום רביע חסיסי. הנוכחים הודו למבקרת המועצה היוצאת עו"ד סועאד חסון. הישאם חטום יו"ר ועדת הביקורת במועצה ביקש לקיים דיונים גם בסעיפים האחרים שהם לא פחות חמורים שצוינו בדו"ח ודרש שהמועצה תתקן את הליקויים המצויינים בדו"ח.
בחודשים ינואר עד יולי 2021 ,נערכה עבור מבקרת המועצה, ביקורת על ניהול פרויקטים הנדסיים. הביקורת כללה בדיקה של 2 פרויקטים של בנייה ושיפוץ שהתנהלו במועצה בשנים האחרונות.
הפרויקטים שנבדקו הם שיפוץ אולם ספורט ובניית מגרש אימונים. עורכי הביקורת הינם מהנדס בנייה המומחה להקמה ופיקוח על תכנון פרויקטים ורו"ח המומחית לביקורת רשויות מקומיות.
נתונים על הפרויקטים שנבדקו, פרויקט שיפוץ האולם בוצע על ידי המועצה המקומית, באמצעות מחלקת הנדסה, כולל ניהול הפרויקט, היבטים של ניהול תקציבים וניהול התקשרויות.
פרויקט בניית מגרש אימונים נוהל על ידי החברה למשק וכלכלה של מרכז השלטון המקומי.
לצורך עבודתה, קיבלה הביקורת מסמכים והסברים ממנהלי הפרויקטים, מגורמי המועצה המקומית, וממבקרת המועצה המקומית. כמו כן, הביקורת קיבלה מסמכים וקבצים ממוחשבים מהמפקח וממנהלי הפרויקט. הביקורת ערכה סיור בפרויקטים שכלל צילומים ומדידות.
חוות הדעת ההנדסיות מהוות חלק בלתי נפרד מדו"ח הביקורת.
מטרות הביקורת, בדיקת הליך התכנון והיציאה למכרז, כולל רישום צרכי המשתמשים, ישיבות תכנון וישיבות תיאום בין מתכננים, בחירת מתכנן, הכנת תכנית, הכנת אומדן, מכרז, עריכת מכרז, חוות דעת מומחה והשוואת הצעות, החלטת וועדת המכרזים הליך ביצוע, חוזה עם הקבלן, עמידה בתנאי החוזה עמידה בלוח זמנים, ביטוחים וערבויות ועוד, ניהול יומני עבודה וישיבות פיקוח, התחשבנות לאורך ביצוע הפרויקט אישור חשבונות חלקיים, אישור חריגות מתכנון.
הליך מסירה הליך מסירה ראשונית, תיקון ליקויים מסירה סופית. בדיקת אישורי יועצים ומתכננים עבור תקינות המערכות. אישורי אספקת חומרים ובדיקות מעבדה.
איכות, חריגות ועבודות נוספות, חריגה בכמויות בחינת כתב הכמויות שאושר לתשלום לעומת התכנון, ובהתייחס למחירון דקל, יומני העבודה והבקרות שננקטו. חוות דעת לגבי איכות העבודה של קבלן הביצוע, ומכאן על רמת הפיקוח והבניה. הליך אישור עבודות נוספות.
תיעוד ושמירת מסמכים בפרויקטים בפרויקטים של בנייה ישנם הליכים ארוכים ויש צורך להקפיד על קבלה ותיעוד כל המסמכים החל משלבי התכנון והוצאת המכרז, עובר בחוזים ובביצוע בפועל וכלה בהליכי המסירה.
בניהול הפרויקט מעורבות מספר מחלקות הנדסה, רכש והתקשרויות וגזברות. הביקורת בחנה את אופן ניהול תיק הפרויקט ותיעוד מסמכים.
הביקורת לא קיבלה לידיה אסמכתאות ולא נמצא תיעוד, למסמכים רבים הרלוונטיים לפרויקטים שנבדקו.
להלן מספר דוגמאות של מסמכים שלא תועדו/התקבלו: בשני הפרויקטים לא נמצאו פרוטוקולים של ישיבות הנוגעות לתכנון הפרויקט לפני תחילת הביצוע באף אחד מהפרויקטים, לא נמצא תיעוד לישיבות מתכננים לפני ביצוע רק באחד מהפרויקטים נמסרו לביקורת חשבונות ביצוע כעותק ממוחשב.
חלק מהתיעוד של הליכי הביצוע והפיקוח, נמצא אצל המפקח על הפרויקט, משרד חיצוני ואינו נמצא במועצה.
בשני הפרויקטים, לא היה במועצה עותק של יומן העבודה. בשני המקרים, היומן נתקבל רק לאחר בקשת הביקורת. בשני המקרים, היומן שנתקבל היה רק על חלק מתקופת העבודות.
במועצה לא נשמרו חלק מאישורי ביטוחים וערבויות, ניהול כללי ומעקב בדיקה כללית של התנהלות מחלקת רכש והתקשרויות. מבדיקת הפרויקטים לעיל, נמצאו כאמור ליקויים בשמירת מסמכים.
עקב כך, הביקורת ביקשה לבדוק באופן כללי את אופן המעקב אחר חוזים. הגזבר מסר לביקורת כי לאחרונה החלה המועצה לעשות שימוש במערכת האוטומציה לניהול ערבויות. פרטי כל הערבויות מוזנים למערכת הממוחשבת וזו נותנת התראה חודש לפני סיום מועד הערבות.
נמצא, כי הפרויקטים במועצה המקומית מנוהלים תחת אחריות של שתי מחלקות, מחלקת הנדסה לכל נושא תוכניות ופיקוח ומחלקת גזברות, האחראית על היבטים כספיים ותקציביים.
למעשה, אין איש מטעם המועצה המקומית, האחראי על הפרויקטים מתחילתם ועד סופם. בעקבות כך, ישנם ליקויים משמעותיים בקבלת מסמכים הקשורים לפרויקט ובתיעוד מסמכים במועצה המקומית . להלן עיקרי הליקויים :
לא תמיד יש תיאום וניהול כולל. בנוסף, מכיוון שהמסמכים נמצאים בכמה מחלקות ואצל גורמים חיצוניים, קשה לאתרם. לא נמצאו חלק מהעתקי הערבויות. לא נמצאו חלק מאישורים על ביטוח הפרויקטים אין בידי המועצה המקומית קובץ ממוחשב של החשבונות ולכן אין להם תיעוד במערכת הממוחשבת של המועצה המקומית.
לגבי חלק מהפרויקטים, אין בידי המועצה המקומית צו תחילת עבודה לפרויקטים אין בידי המועצה המקומית לוחות זמנים לביצוע הפרויקט.
סיכום והמלצות ממצא: מהביקורת עולה, כי מסמכים רבים אינם מתועדים באופן מסודר במועצה המקומית. בפרויקטים של בנייה, אין גורם אחד האחראי על ניהול תיק פרויקט. כתוצאה מכך, קיים קושי באיתור מסמכי הפרויקט. אין גורם מוגדר, שאחראי על תיעוד כל המסמכים.
המלצה : מומלץ להגדיר גורם ממחלקת התקשרויות, שיהיה אחראי על תיעוד כלל המסמכים בתיק פרויקט מתחילתו ועד סופו.
ממצא: לא תמיד נשמרים אישורים על ביטוחים וערבויות. אין מעקב במערכת המידע של המועצה המקומית אחר ביטוחים המלצה : יש לנהל את המידע על ביטוחים וערבויות במערכת המידע של המועצה המקומית . יש לנהל בין השאר במערכת הממוחשבת רישום החוזים , התרעות על סיום שנת בדק וכו.. מומלץ, כי מחלקת רכש והתקשרויות, תהיה אחראית על קבלת ביטוחים וערבויות לכל הפרויקטים. מומלץ, כי מחלקת הרכש תעסוק גם במעקב על ביצוע הארכת תוקף למסמכים אלו, ככלל שיידרש.
ממצא: קיים קושי באיתור מסמכי הפרויקט, היות ולא קיימת רשימה של המסמכים המצויים בתיק וחלק מהמסמכים לא מתויקים כלל. כמו כן, לא נקבעו נהלים לניהול תיק פרויקט ו סטנדרטים אחידים הקובעים אלו מסמכים יש לתייק בתיק ואיזה מידע יש לקבל ולשמור באופן ממוחשב.
המלצה : מומלץ לקבוע נוהל לתיעוד מסמכים בתיק פרויקט. יש להכין "טופס תכולת תיק", בו ירשמו כל המסמכים האמורים להיות מתויקים בתיק פרויקט.
יש להקפיד על מילוי הטופס וכך ניתן יהיה לוודא קבלת ותיוק כל המסמכים . ממצא: חלק מהמסמכים נמצאים אצל גורמי חוץ ולא אצל המועצה המקומית. חלק מהמסמכים לא נמצאו כלל. תיוק אצל גורמי חוץ מעמיד את המועצה המקומית בסיכון לתלות במערכות מידע חיצוניות ורצונם הטוב של ספקים מחוץ למועצה המקומית, וכן ברצון לשיתוף פעולה עתידי של אותם ספקים, כאשר חלק מבעלי התפקידים אצל המפקחים עשויים להתחלף במהלך השנים. בין השאר המועצה המקומית עשויה להזדקק למסמכים, במקרים של תביעות של ספקים, של תושבים המשתמשים בפרויקט, או של גורמים נוספים.
במקרה זה, העדר תיעוד עשוי לחשוף את המועצה המקומית ואת בעלי התפקידים בה לסיכונים רבים, הן כלכליים והן פליליים.
המלצה : יש להקפיד לתייק במועצה המקומית את כל מסמכי הפרויקט כולל קבצי מחשב. יש לוודא, כי כל המסמכים הרלוונטיים יתועדו במערכות המועצה המקומית.
ממצא: המועצה המקומית אינה מקפידה לקבל קבצי מחשב של כתבי הכמויות בפרויקטים וכן אינה מקבלת קבצים ממוחשבים של חשבונות חלקיים וסופיים המכילים נתונים רבים.
החוסר בתיעוד במערכת הממוחשבת של המועצה המקומית, כדוגמת קבצי אקסל המכילים כתבי כמויות ופירוט חשבונות חלקיים וסופיים, אינו מאפשר או מקשה מאוד על המועצה המקומית לוודא, כי קיבלה
את כל מה שנכלל בחוזה וכן מקשה לבדוק, האם דרישות לתשלום על עבודות נוספות, הן אומנם על עבודות שלא נכללו בכתב הכמויות המקורי.
המלצה : יש להקפיד לקבל בכל פרויקט קבצי מחשב של כמויות החוזה וכמויות בפועל. תכנון ותיאום מול צרכי המשתמשים פרויקטים הנדסיים מיועדים בסופו של דבר לשימושם של תושבי העיר.
בפרויקטים האלו יש חשיבות עליונה לכך, שהפרויקט בסופו של דבר יענה על צרכי המשתמשים. בפרק זה בדקה הביקורת, מי משתמשי הפרויקטים וכיצד נעשה תיאום התכנון מול צרכי המשתמשים השונים. כן נבדק, האם הפרויקטים בפועל ענו על צרכי המשתמשים.
מיפוי משתמשי הפרויקט, הביקורת חילקה את המשתמשים לשלושה סוגים : משתמשי הקצה - תושבים המשתמשים בפרויקט, כמו למשל תלמידים המשתמשים באולם הכדורסל, קבוצות ספורט המשתמשות בפרויקטים ועוד.
גורמי מועצה המקומית וגופים קשורים המשתמשים במבנה לצורך עבודתם, כגון עובדי ביה"ס באולם ספורט, מאמנים וכו'.
גורמי מועצה המקומית וגופים קשורים, האחראים על אחזקת הפרויקטים באופן שוטף , לאחר תחילת השימוש בהם.
הצרכים והציפיות מהפרויקט, עשויים להשתנות לפי סוג המשתמש. משתמשי הקצה רוצים פרויקט יפה ונעים המתאים לצרכיהם. לגורמי המועצה המקומית כל אלו חשובים, אך חשוב גם העדר תקלות, פונקציונאליות של הפרויקט וקלות אחזקתו.
גורמי האחזקה מתעניינים בעיקר בכך, שהפרויקט יהיה יעיל מבחינת תחזוקה. בבניית פרויקט, חשוב להתחשב בכל אחד מהגורמים הנ"ל. פרויקט לא מתוכנן נכון, עשוי להביא לחוסר שביעות רצון של משתמשי הקצה ולהפוך לפיל לבן. לחילופין, חוסר התחשבות בצרכי האחזקה עשוי להביא לעלויות גבוהות או לתחזוקה ברמה נמוכה ולבלאי מהיר של הפרויקט.
הביקורת מצאה, כי המועצה המקומית לא עורכת מיפוי של משתמשי הפרויקט השונים.
ישיבות ותיאום עם משתמשי הפרויקטים הביקורת ביקשה תיעוד של כל הישיבות שנערכו בפרויקטים עם המשתמשים השונים של הפרויקטים ונמצא, כי לא נערכו, או לכל הפחות לא תועדו ישיבות כאלו.
ואלה דברים רק על קצה המזלג בדו"ח שהוצג.
